Privacy Policy | गोपनीयता धोरण (DPDP 2023)
Section 1: English Version
1. Introduction
New Institute of Technology, Kolhapur is committed to protecting the privacy of its students, faculty, and staff. This policy outlines our practices regarding the collection, storage, and processing of personal data in accordance with the Digital Personal Data Protection (DPDP) Act, 2023.
2. Definitions
Data Principal: The individual to whom the personal data relates (Student, Parent, or Employee).
Data Fiduciary: NITK, as it determines the purpose and means of processing personal data.
Personal Data: Any data about an individual who is identifiable by or in relation to such data.
3. Data We Collect
We collect only the minimum data necessary for educational and administrative purposes:
Identity & Demographic: Name, Date of Birth, Gender, Caste/Category (for reservations), Aadhaar Number.
Contact Information: Mobile number, Email ID, Permanent and Local address.
Academic Records: SSC/HSC marks, Diploma/Degree certificates, Entrance exam scores, and Attendance records.
Financial Information: Bank account details for scholarship (MahaDBT) disbursements and fee payment history.
Digital Data: IP addresses, login logs on the Student ERP, and CCTV footage for campus security.
4. Purpose of Data Processing
NITK processes your data for the following lawful purposes:
Academic Administration: Admission, University enrollment (DBATU/MSBTE), and examination management.
Scholarships & Financial Aid: Processing applications for MahaDBT and other government freeships.
Placement & Career Services: Sharing relevant academic profiles with potential recruiters and industrial training partners.
Security & Safety: Monitoring campus safety through biometric access and CCTV.
5. Data Sharing and Disclosure
We do not sell your personal data. We share data only with authorized entities:
Government Bodies: AICTE, DTE Maharashtra, and the Data Protection Board of India.
Affiliating Bodies: DBATU (Lonere) and MSBTE (Mumbai).
Service Providers: Cloud service providers and ERP vendors.
6. Your Rights as a Data Principal
Under the DPDP Act 2023, you have the right to:
Right to Access: Obtain a summary of your personal data being processed.
Right to Correction/Erasure: Correct inaccuracies or request deletion of data that is no longer required for academic/legal purposes.
Right to Withdraw Consent: Withdraw your consent at any time (though this may affect your eligibility for certain services).
Right to Nominate: Nominate an individual to exercise these rights in the event of death or incapacity.
7. Data Security and Retention
Security: We implement “Reasonable Security Safeguards” including data encryption and firewalls.
Retention: We retain data only for as long as necessary to fulfill academic purposes or as mandated by the University/Government laws.
8. Contact Our Data Protection Officer (DPO)
For any grievances or data requests, contact:
Name/Designation: Data Protection Officer or Registrar, NIT Kolhapur
Email: vsg@nitkop.in
विभाग २: मराठी आवृत्ती (Marathi Version – Local transparency)
१. परिचय
न्यू इन्स्टिट्यूट ऑफ टेक्नॉलॉजी, कोल्हापूर आपल्या विद्यार्थी, शिक्षक आणि कर्मचाऱ्यांच्या गोपनीयतेचे संरक्षण करण्यास वचनबद्ध आहे. हे धोरण ‘डिजीटल वैयक्तिक डेटा संरक्षण (DPDP) कायदा, २०२३’ नुसार वैयक्तिक माहितीचे संकलन, साठवणूक आणि प्रक्रियेबाबत आमची कार्यपद्धती स्पष्ट करते.
२. महत्त्वाच्या संज्ञा
डेटा प्रिन्सिपल (माहितीचा मालक): ज्या व्यक्तीशी वैयक्तिक माहिती संबंधित आहे (विद्यार्थी, पालक किंवा कर्मचारी).
डेटा फिड्युशियरी (संस्था): NITK, जी माहितीवर प्रक्रिया करण्याचे उद्दिष्ट आणि पद्धत ठरवते.
वैयक्तिक माहिती: कोणत्याही व्यक्तीची ओळख पटेल अशी माहिती.
३. आम्ही संकलित करत असलेली माहिती
आम्ही शैक्षणिक आणि प्रशासकीय कामांसाठी आवश्यक असलेली किमान माहिती संकलित करतो:
ओळख आणि लोकसंख्याशास्त्र: नाव, जन्मतारीख, लिंग, जात/प्रवर्ग (आरक्षणासाठी), आधार क्रमांक.
संपर्क माहिती: मोबाईल क्रमांक, ईमेल आयडी, कायमस्वरूपी आणि स्थानिक पत्ता.
शैक्षणिक नोंदी: दहावी/बारावीचे गुण, डिप्लोमा/पदवी प्रमाणपत्रे, प्रवेश परीक्षेचे गुण आणि उपस्थितीच्या नोंदी.
आर्थिक माहिती: शिष्यवृत्ती (MahaDBT) वितरणासाठी बँक खात्याचे तपशील आणि शुल्क भरल्याचा इतिहास.
डिजिटल माहिती: IP पत्ते, स्टुडंट ERP वरील लॉगिन लॉग आणि कॅम्पस सुरक्षिततेसाठी CCTV फुटेज.
४. माहिती प्रक्रियेचा उद्देश
NITK तुमची माहिती खालील कायदेशीर कारणांसाठी वापरते:
१. शैक्षणिक प्रशासन: प्रवेश प्रक्रिया, विद्यापीठ नोंदणी (DBATU/MSBTE) आणि परीक्षा व्यवस्थापन.
२. शिष्यवृत्ती आणि आर्थिक सहाय्य: MahaDBT आणि इतर शासकीय शिष्यवृत्ती अर्जांवर प्रक्रिया करणे.
३. प्लेसमेंट आणि करिअर सेवा: संभाव्य कंपन्या आणि औद्योगिक प्रशिक्षण भागीदारांशी संबंधित शैक्षणिक माहिती शेअर करणे.
४. सुरक्षा: बायोमेट्रिक प्रवेश आणि CCTV द्वारे कॅम्पसची सुरक्षा सुनिश्चित करणे.
५. माहितीची देवाणघेवाण
आम्ही तुमची वैयक्तिक माहिती विकत नाही. आम्ही केवळ अधिकृत संस्थांशी माहिती शेअर करतो:
सरकारी संस्था: AICTE, DTE महाराष्ट्र आणि भारतीय डेटा प्रोटेक्शन बोर्ड.
संलग्न संस्था: DBATU (लोणेरे) आणि MSBTE (मुंबई).
सेवा पुरवठादार: क्लाउड सर्व्हिस प्रदाते आणि ERP विक्रेते .
६. डेटा प्रिन्सिपल म्हणून तुमचे अधिकार
DPDP कायदा २०२३ नुसार, तुम्हाला खालील अधिकार आहेत:
माहिती मिळवण्याचा अधिकार: तुमच्या प्रक्रियेत असलेल्या माहितीचा सारांश मिळवणे.
दुरुस्ती/हटवण्याचा अधिकार: चुकीची माहिती दुरुस्त करणे किंवा शैक्षणिक/कायदेशीर हेतू पूर्ण झाल्यावर माहिती हटवण्याची विनंती करणे.
संमती काढून घेण्याचा अधिकार: तुम्ही दिलेली संमती कधीही मागे घेऊ शकता (तथापि, यामुळे काही सेवांच्या पात्रतेवर परिणाम होऊ शकतो).
नामनिर्देशन अधिकार: मृत्यू किंवा असमर्थतेच्या परिस्थितीत हे अधिकार वापरण्यासाठी एखाद्या व्यक्तीचे नामनिर्देशन करणे.
७. माहिती सुरक्षा आणि साठवणूक
सुरक्षा: आम्ही माहिती कूटबद्धीकरण (Encryption) आणि फायरवॉलसह “वाजवी सुरक्षा उपाय” लागू करतो.
साठवणूक: शैक्षणिक हेतू पूर्ण करण्यासाठी किंवा विद्यापीठ/सरकारी कायद्याने बंधनकारक असेपर्यंतच आम्ही माहिती जतन करतो.
८. आमच्या डेटा प्रोटेक्शन ऑफिसरशी (DPO) संपर्क साधा
तक्रारी किंवा माहिती संदर्भातील विनंतीसाठी संपर्क साधा: नाव/पद: डेटा प्रोटेक्शन ऑफिसर, NIT कोल्हापूर
ईमेल: vsg@nitkop.in
